【導入事例】KEYVOXスマートロックでレンタルスペースを無人化！予約・時間貸しを自動化し運営効率が劇的に向上
時間貸しスペースの完全無人運営
レンタルスペース運営の課題をKEYVOXスマートロックが解決。無人運営、時間貸しスペースの予約・鍵管理を自動化。利用時間中のみ有効な暗証番号発行で、業務効率と顧客満足度を向上させた導入事例をご紹介します。
課題
都内で複数の時間貸しレンタルスペースを運営するA社様は、サービス拡充に伴い以下のような課題に直面していました。 1. 鍵の受け渡し・管理コスト: 各利用者に物理鍵を手渡しする手間が大きく、スタッフの常駐が必要で、月に約80時間のスタッフ拘束が発生。早朝・深夜の予約に対応しきれない状況でした。 2. 無断延長・不正利用のリスク: 鍵返却の手間から無断延長が発生しやすく、月平均で約20件の無断延長により機会損失が発生していました。セキュリティ面での不安も抱えていたといいます。 3. 清掃スタッフの鍵管理: 清掃スタッフも物理鍵で入退室しており、鍵の紛失リスクや、鍵の受け渡し調整に週に約5時間の管理業務が発生していました。
導入ソリューション
これらの課題解決のため、A社様はKEYVOXスマートロックを導入しました。各レンタルスペースのドアにKEYVOXスマートロックを設置し、既存のスペース予約システムとKEYVOXプラットフォームを連携。これにより、以下の機能を実現しました。 1. 予約システム連動の暗証番号自動発行: 予約が確定すると、利用者の予約時間帯のみ有効な使い捨て暗証番号を自動生成し、利用者に発行。Googleカレンダーとの連携も強化し、ダブルブッキングを自動防止します。 2. 時間帯制限アクセス: 予約時間外の入室を自動で制限。無断延長を物理的に防止し、次の利用者との入れ替えをスムーズにしました。 3. 清掃スタッフ用別権限: 清掃スタッフには、特定時間帯のみアクセス可能な固定暗証番号を付与。利用者の利用時間と被ることなく、スムーズな清掃作業を可能にしました。 さらに、KEYVOXの管理画面から、複数スペースのアクセスログを一元管理できるようになった点も、運用効率向上に貢献しています。
成果
KEYVOXスマートロックの導入により、A社様は以下のような劇的な変化を実感されています。 1. 完全無人運営の実現とコスト削減: 鍵の受け渡し業務がゼロになり、スタッフの常駐が不要に。人件費を年間で推定約200万円削減し、導入前の月約80時間のスタッフ拘束時間を約80%削減しました。 2. 予約枠の大幅拡大と売上向上: 早朝（6時〜）や深夜（〜24時）の予約にも自動対応できるようになり、1日の予約枠が約2倍に拡大。月間売上も推定で約15%向上しました。 3. 無断延長・不正利用の激減: 予約時間外の入室が物理的に制限されるため、無断延長は月平均20件から2件以下へと約90%削減。セキュリティも大幅に向上しました。 4. 清掃業務の効率化: 清掃スタッフの鍵管理が不要になり、業務連絡の手間も削減。清掃後のスペース稼働までのリードタイムも短縮されました。
お客様の声
KEYVOXスマートロックの導入で、まさに求めていた無人運営が実現できました。鍵の受け渡しが不要になったことで、スタッフはコア業務に集中でき、運営コストも大幅に削減。利用者の皆様からも「鍵の心配なくスムーズに利用できる」と好評です。清掃スタッフの管理も格段に楽になり、経営層としても大変満足しています。（施設管理部長）
よくある質問
レンタルスペースでスマートロックを導入する最大のメリットは何ですか？
鍵の受け渡し・返却が不要になり、完全な無人運営が実現できる点です。これにより人件費削減、管理工数削減、予約枠の拡大、そして24時間運営が可能になり、売上向上と顧客満足度向上に貢献します。
既存のレンタルスペース予約システムとKEYVOXは連携できますか？
はい、KEYVOXはGoogleカレンダーや各種連携パートナーの予約システムと連携し、予約情報に基づいた暗証番号の自動発行が可能です。簡易的な予約には、KEYVOXのBOOKINGX機能で自社予約ページを生成することもできます。
清掃スタッフやメンテナンス業者など、利用者以外の入室管理も可能ですか？
はい、可能です。KEYVOXでは、利用者とは別に清掃スタッフやメンテナンス業者用に、特定曜日や特定時間帯のみ有効な固定暗証番号を設定できます。アクセスログで誰がいつ入退室したかも記録されるため、安心です。