運輸支局の「車検証 ロッカー」導入事例：非対面で行政手続きを「スマート」化

運輸支局では、多くの申請者が車検証の受け渡しのため窓口を訪れており、特に更新時期には深刻な混雑が発生していました。窓口対応に要する時間は1日あたり平均で約8時間を費やし、これは職員の本来業務を圧迫する大きな要因となっていました。また、開庁時間内での受け渡ししかできないため、申請者は仕事の都合などをつける必要があり、約30%の申請者から「受け取り時間が限定的で不便」という声が寄せられていました。さらに、車検証という重要書類の確実な手渡しには厳重な本人確認が必要であり、手続きの効率化が課題となっていました。これらの状況は、住民サービスの低下だけでなく、職員の残業増加にも繋がり、業務改善が急務でした。

この課題に対し、運輸支局はKEYVOXスマートロッカーソリューションを導入しました。支局内に複数台のスマートロッカーを設置し、申請者はオンラインまたは窓口での申請後、発行されるQRコードを用いて車検証を受け取れるシステムを構築。KEYVOXの「登録ユーザー指定による荷物受け渡し機能」により、セキュリティを確保しつつ、指定された申請者のみが確実に自身の車検証を受け取ることが可能になりました。また、クラウドベースのプラットフォームにより、ロッカーの空き状況や利用履歴を一元管理でき、リアルタイムで受け取り状況を把握。人手の過不足にかかわらず対応可能なスマートロッカーは、繁忙時間でもスムーズな車検証の受け渡しを可能にし、カーディーラーなどの申請者の利便性を大幅に向上させました。

KEYVOXスマートロッカーの導入後、運輸支局の窓口は劇的に改善されました。車検証の受け渡し業務の約60%がスマートロッカー経由となり、窓口の混雑はピーク時で約40%削減されました。これにより、申請者の待ち時間は平均で約20分短縮され、申請者の満足度が大幅に向上したと推定されます。また、職員は煩雑な受け渡し業務から解放され、本来注力すべきコア業務に集中できるようになりました。結果として、受け渡しに関する職員の残業時間は推定で月間約30%削減され、業務効率化に大きく貢献。自由な時間に受け取り可能になったことで、申請者は自分の都合の良い時間に手続きを完了できるようになり、利便性の向上は計り知れません。

「サービスの向上と職員の業務効率化は長年の課題でした。KEYVOXスマートロッカーの導入により、非対面での安全な車検証受け渡しが実現し、窓口の混雑が大幅に緩和されました。特に、自由な時間に非対面受け取りが可能になったことで、申請者の方々から『非常に便利になった』と多くの喜びの声をいただいています。行政DX推進の大きな一歩です。」 （サービス推進課長）